Mitarbeiterevent planen: Wie aus einer Wiese im Elbauenpark ein Festivaldorf für 1.000 Menschen wurde
Ein Mitarbeiterevent für 1.000 Kolleginnen, Kollegen und ihre Familien zu planen, bedeutet weit mehr als Bühne, Bands und gutes Wetter. Es bedeutet Logistik auf den Punkt, klare Verantwortlichkeiten und einen Zeitplan, der auf die Minute funktioniert. Im August haben wir – FIRST CONTAC – genau das umgesetzt: Auf einer großen Festwiese im Elbauenpark ist innerhalb weniger Tage ein komplettes Festivaldorf, vom ersten Stromkabel bis zur letzten Tanzeinlage, entstanden. In diesem Beitrag zeigen wir, wie so ein Firmenevent in dieser Größenordnung organisiert wird.
Die Herausforderung: Ein Festivaldorf für 1.000 Gäste in wenigen Tagen
Eine leere Wiese, 1.000 Mitarbeitende samt Familien und ein festes Startdatum: Wer ein Mitarbeiterevent dieser Größe plant, muss Dutzende Gewerke, Dienstleister und Zeitfenster so koordinieren, dass am Veranstaltungstag alles wie selbstverständlich wirkt. Genau das ist der Anspruch, mit dem FIRST CONTACT an Events dieser Größenordnung herangeht: nicht improvisieren, sondern von Anfang an durchplanen.
Der Aufbau eines Firmenevents: Zeitplan auf die Minute
Wie so ein Vorhaben konkret abläuft, zeigt der Ablauf der beiden Aufbautage im Elbauenpark.
Freitag, 7.30 Uhr: Der Aufbau beginnt
Während die meisten Menschen noch auf dem Weg zur Arbeit waren, rollten auf der Festwiese bereits die ersten Fahrzeuge an. Die Bühne wurde angeliefert und positioniert, Zelte und Möbel aufgebaut und die gesamte Fläche mit Strom versorgt. Parallel holte das Team die Marktstände mit einem Transporter aus Rothensee ab. Nach und nach kamen Spielmodule, Bartheken, das Crewzelt sowie das Catering hinzu. Bis Samstagmittag musste alles an seinem Platz stehen.
Samstag, 13 bis 14.15 Uhr: Acht Partner, ein Zeitfenster
Am Samstag wurde es noch einmal richtig turbulent: Innerhalb von nur 75 Minuten trafen Band, DJ M&M, die 360-Grad-Kamera von PhotoMD, die EisZauberei, ein Ballonkünstler, das Kinderschminken von Frida Fantasie und die Hostessen ein. Acht externe Partner, die in kürzester Zeit empfangen, eingewiesen und an den richtigen Platz gebracht werden mussten, denn bereits 15 Uhr sollten die ersten Gäste ein vollständig aufgebautes Festivaldorf betreten, ohne etwas vom Trubel hinter den Kulissen zu bemerken.
Der Eventtag: Programm und Highlights des Sommerfests
Mit einer Mitarbeiter-Olympiade, Spielmodulen für Groß und Klein sowie Livemusik wurde aus der Wiese ein echtes Festivaldorf zum Erleben. Dazu gab es gutes Essen, kühle Getränke und vor allem viel Raum zum Tanzen, Spielen, Lachen und Zusammensein. Einfach ein Sommertag, wie ihn sich jedes Team wünscht.
- Mitarbeiter-Olympiade mit Teamchallenges
- Spielmodule und Kinderschminken für die ganze Familie
- Livemusik, DJ-Set und 360-Grad-Fotobox
- Catering und Barbereich für den ganzen Tag
Was ein Mitarbeiterevent im Hintergrund wirklich braucht
Was am Ende nach einem entspannten Sommertag aussieht, beginnt lange vorher: mit einem Konzept, einem detaillierten Zeitplan, unzähligen Absprachen und Ankunftszeiten, die auf die Minute genau koordiniert werden. So müssen sich Unternehmen am Veranstaltungstag nicht fragen, woher der Strom kommt, wer wann auf der Bühne steht oder ob wirklich alles am richtigen Platz ist – sondern können einfach erleben, wie aus einer Idee ein richtig guter Tag wird.
Häufige Fragen zur Planung eines Mitarbeiterevents
Wie lange dauert der Aufbau für ein Firmenevent mit 1.000 Gästen?
Für ein Festivaldorf dieser Größenordnung plant FIRST CONTACT in der Regel zwei volle Aufbautage ein – von der Anlieferung der Bühnen- und Zelttechnik am ersten Tag bis zur Ankunft aller externen Partner kurz vor Eventbeginn.
Welche Dienstleister sind bei einem Sommerfest dieser Größe im Einsatz?
Je nach Konzept gehören dazu unter anderem Bühnen- und Zeltbau, Strom- und Tontechnik, Catering, Musik/DJ, Fotografie, Kinderbetreuung und Hostessen. Sie alle werden über einen gemeinsamen Zeitplan koordiniert.
Wie unterstützt FIRST CONTACT Unternehmen bei der Planung?
First Contact übernimmt Konzept, Zeitplanung, Dienstleister-Koordination und Umsetzung vor Ort, sodass Unternehmen sich am Eventtag auf ihre Gäste statt auf die Logistik konzentrieren können.
Sie planen ein Mitarbeiterevent oder Firmenfest?
FIRST CONTACT plant und realisiert Firmenevents und Sommerfeste jeder Größenordnung: vom Konzept über die Dienstleister-Koordination bis zur Umsetzung vor Ort. Sprechen Sie uns an, wenn aus Ihrer Wiese, Halle oder Location ein Festivaldorf werden soll.
Wir kümmern uns um den Rest.
